Wenn Arztpraxen, Schönheitssalons, Immobilienmakler und Trainer einen Dollar für jede Minute hätten, die sie für die Terminvereinbarung aufwenden, gäbe es viel mehr Millionäre auf der Welt.
Viele Unternehmen verwalten ihre Termine immer noch mit Stift und Papier. Andere nutzen veraltete Terminmodule, die ohne großen menschlichen Eingriff nicht in der Lage sind, die besten Verfügbarkeiten zu ermitteln. Das bedeutet, dass eine oder mehrere Personen im Team mehrmals am Tag ihre Arbeit unterbrechen müssen, um einem Kunden bei der Buchung oder Verschiebung eines Termins zu helfen, die Verfügbarkeit von Mitarbeitern und Zimmern zu überprüfen und zu versuchen, einen Termin zu finden, der für den Kunden am besten geeignet ist. Klingt anstrengend, oder?
Die Entscheidung, auf ein automatisiertes System umzusteigen, das Ihnen den Großteil der Arbeit abnimmt, ist dann eine Selbstverständlichkeit. Automatisierte Buchungslösungen tauchen überall auf und es ist nur eine Frage der Zeit, bis die meisten Unternehmen erkennen, wie viel Zeit sie mit Online-Kalender sparen können. Doch die Einrichtung eines Planungssystems, das Ihr Unternehmen wirklich unterstützt, ist leichter gesagt als getan:
Neben der Festlegung Ihrer Öffnungszeiten, der Festlegung der Dauer Ihrer Termine und der Planung aller Ihrer Ressourcen wie Personal, Räume und Ausstattung muss Ihre Agenda auch unerwartete Ereignisse wie z
- Frühe und späte Ankünfte
- Nichterscheinen
- Notfälle
- Zusätzliche Zeit, die für bestimmte Kunden aufgewendet wird, oder
- Unabhängige Situationen, die Sie während des Arbeitstages bewältigen müssen.
Kombiniert man all das mit der Tatsache, dass man eigentliche Arbeit zu erledigen hat, kocht man einen Eintopf, der nur darauf wartet, zu explodieren, wenn man das nächste Mal nicht erscheint.
Deshalb sind wir hier, um zu helfen! Wenn Sie gerade erst mit Ihrer Online-Agenda beginnen, fragen Sie sich wahrscheinlich, wie Sie diese so einrichten können, dass sie für Ihr Team und Ihre Kunden sowohl effektiv als auch benutzerfreundlich ist.
Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft Ihnen, Ihre Agenda zu erstellen und die beste Planungsmethode für Ihre Bedürfnisse zu finden.
Warum es wichtig ist, gut zu planen
Ein gut verwalteter Terminplan behält die Kontrolle über Ihren Arbeitstag und sorgt für einen effizienten Kundenfluss, der die Anzahl der Kunden, die Sie während der Arbeitszeit sehen können, maximiert. Es zeigt auch Respekt vor der Zeit aller, indem es übermäßige Wartezeiten verhindert.
Ein Friseursalon mitten im Zentrum einer geschäftigen Stadt hat möglicherweise ganz andere Bedürfnisse als ein Friseur am Rande einer Kleinstadt. In der Praxis eines Kinderarztes gelten möglicherweise andere Terminplanungsanforderungen als in der Klinik eines Chirurgen.
Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie ein automatisiertes Terminplanungssystem erstellen, das an Ihren Arbeitsablauf angepasst ist und Ihnen die langwierige Verwaltungsarbeit abnimmt.
Wenn Sie sich bereits für eine Online-Agenda entschieden haben, mit der Sie arbeiten möchten, empfehlen wir Ihnen, einen neuen Tab in Ihrem Browser zu öffnen, sich bei Ihrem Konto anzumelden und Ihre Agenda zu konfigurieren, während Sie den Leitfaden durchgehen.
Teil 1: Bereiten Sie die Tagesordnung vor
1. Nicht verfügbare Zeiten blockieren
Erstellen Sie zunächst einen Überblick darüber, wann Sie für Kunden nicht verfügbar sind. Dazu gehören Feiertage und Feiertage, an denen das Geschäft geschlossen ist, Zeiten vor Beginn der Öffnungszeiten, Mittagsstunden und -pausen sowie Nachmittage oder Tage, an denen Sie aufgrund von Personalschulungen oder aus anderen Gründen geschlossen haben.
Beispiele dafür, wann Sie Ihre Freizeit blockieren sollten, sind:
- Tägliche oder wöchentliche Teambesprechungen
- Mittagspausen
- Urlaub und Feiertage
- Geplante Besprechungen und Seminare
- Für Ärzte: Krankenhausbesuche oder OperationenManche Leute erstellen diese Gliederung sechs Monate im Voraus, während andere sie ein Jahr im Voraus erstellen. Dies liegt ganz bei Ihnen und hängt von den Kenntnissen ab, die Ihnen zum Zeitpunkt der Erstellung der Agenda zur Verfügung stehen.
Wenn Sie ein Team mit mehreren Teammitgliedern verwalten, erstellen Sie diese als Mitarbeiter oder Ressourcen in Ihrem System. Sobald Sie für Ihr gesamtes Unternehmen nicht verfügbare Zeiten blockiert haben, wiederholen Sie dies für jeden Mitarbeiter. Geben Sie ihren persönlichen Urlaub, freie Tage, Schulungen, andere Verpflichtungen usw. ein.
2. Verfügbare Zeiten markieren
Markieren Sie für jedes Teammitglied Zeiten, zu denen die Person für die Arbeit an bestimmten Terminen und Verfahren zur Verfügung steht.
Einige Arztpraxen planen beispielsweise längere körperliche Untersuchungen oder Operationen nur zwischen 8.00 und 13.00 Uhr. In Friseursalons dürfen Kunden Färbe- und Strähnenbehandlungen nur vor 15:00 Uhr buchen, da diese Termine länger dauern und sie mit Sicherheit vor Ladenschluss fertig sind.
Mit den meisten Terminplanungstools können Sie verschiedene Kategorien und Arten von Terminen einrichten. Sie sollten in der Lage sein, zu definieren, zu welchen Zeiten diese Termine gebucht werden können, und Mitarbeiter und Ressourcen jedem Typ zuzuordnen.
Als letzten Schritt können Sie bei einigen Terminkalendern entscheiden, welche Leistungen von Kunden automatisch online oder telefonisch gebucht werden können und welche Termine nur von jemandem aus Ihrem Team in Ihren Terminkalender eingetragen werden können.
3. Terminintervalle festlegen
Abhängig von Ihrer Branche und Ihrem Unternehmen kann der Zeitaufwand pro Kunde sehr unterschiedlich sein. Während Arztpraxen normalerweise alle 10, 15 oder 20 Minuten Patienten sehen, kann ein Schönheitssalon oder Friseur pro Kunde 45 Minuten bis 1 Stunde einplanen. Darüber hinaus dauern verschiedene Arten von Dienstleistungen und Beratungen länger als andere.
Eine gängige Praxis besteht darin, Terminintervalle oder „Blöcke“ von 15 oder 20 Minuten festzulegen und zu bestimmen, wie viele Blöcke für jeden Termin benötigt werden. Wenn beispielsweise ein 15-Minuten-Intervall verwendet wird, dann
- Für einen Kunden, der zu einem kurzen Folgetermin kommt, kann ein 15-Minuten-Intervall eingeplant werden
- Ein neuer Kunde kann für drei 15-Minuten-Intervalle eingeplant werden.
Dies hilft Ihnen, sofort zu verstehen, welche Arten von Terminen möglicherweise länger dauern und wie Sie sie am besten über den Tag verteilen können.
4. Integrieren Sie die Verfügbarkeit von Einrichtungen, Ressourcen und Ausrüstung
Ein sehr wichtiger Aspekt, der Ihren Zeitplan beeinflusst, ist die Verfügbarkeit von Einrichtungen und Ausrüstung. Ihr Zeitplan muss so eingerichtet sein, dass für bestimmte Dienstleistungen erforderliche Räume und Geräte allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen, die Kunden empfangen.
Gehen Sie für jeden Dienst, den Sie erstellt haben, durch und weisen Sie ihm die für den Dienst erforderlichen Räume, Geräte und Einrichtungen zu. Weisen Sie dann alle Mitarbeiter zu, die diesen Service erbringen können. Auf diese Weise ist ein Dienst nur dann verfügbar, wenn alle erforderlichen Ressourcen frei sind.
Wenn beispielsweise ein Arzt für eine Untersuchung Raum A und Gerät B benötigt, eine dieser Räumlichkeiten aber bereits von einem seiner Kollegen genutzt wird, ist dieser Termin nicht verfügbar, solange nicht eine der benötigten Ressourcen frei wird.
Die Automatisierung dieses Prozesses spart enorm Zeit und vermeidet Doppelbuchungen von Ressourcen. Es erspart Ihnen die Mühe, Termine für Kunden und Kollegen verschieben zu müssen, wenn Sie den Fehler bemerken, und hilft Teams, die sich Räumlichkeiten teilen, besser zusammenzuarbeiten.
5. Erwägen Sie andere Arten von TerminenMöglicherweise müssen Sie während der Bürozeiten verschiedene Personen aufsuchen, die keine Kunden sind. Um diese Termine wahrnehmen zu können, sollte im Terminplan Zeit eingeplant werden. Beispielsweise können Sie ein bestimmtes Zeitfenster haben, um Vertriebsmitarbeiter von Unternehmen mit Spezialausrüstung einzuplanen, die Sie möglicherweise kaufen möchten.
Für diese Art von Termin sind in der Regel maximal ein bis zwei Termine pro Tag vorgesehen. Manche Teams haben für solche Termine möglicherweise nur einen Tag pro Woche Zeit. Viele Leute legen diese gerne während der Mittagspause oder kurz vor Ladenschluss fest, damit sie sich nicht mit ihren regulären Terminen überschneiden.
6. Fügen Sie Ihrer Agenda Farbcodes und Helfer hinzu
Wenn Ihre Agenda es zulässt, fügen Sie Farbcodes und andere interne Hinweise für Ihr Team hinzu. Sie könnten unterschiedliche Farben für verschiedene Mitarbeiter, Räume oder Arten von Dienstleistungen verwenden. Es liegt wirklich an Ihnen, zu entscheiden, was Ihnen dabei hilft, so schnell wie möglich einen Überblick zu bekommen, wenn Sie den Tag durchlaufen und nur Zeit haben, einen Blick auf die Agenda zu werfen, bevor Sie zu etwas anderem übergehen.
Teil 2 – Arbeiten Sie am Branding und Workflow Ihres Buchungssystems
Das Erlebnis Ihrer Kunden beginnt, wenn ein Kunde Ihre Türen betritt, oder? Falsch! Die Erfahrung des Kunden mit Ihrem Unternehmen beginnt dort, wo er zum ersten Mal Kontakt aufnimmt.
Sobald jemand online nach Ihrem Unternehmen sucht, Ihre Website aufruft, einen Termin bucht oder Ihre Telefonnummer wählt, interagiert er mit Ihrem Unternehmen und bildet sich eine Meinung über Ihre Dienstleistungen.
Um die Erfahrung Ihrer Kunden mit Ihrem Unternehmen von Anfang bis Ende zu gestalten, sollten Sie alle Schritte durchdenken, die Ihr Kunde unternimmt, bevor er physisch vor Ihnen steht.
7. Unternehmensbranding hinzufügen
Das erste, was den Leuten an Ihrem Unternehmen auffällt, ist Ihr Logo. Ein gutes Logo verrät Ihre Identität, lädt Kunden ein, Sie kennenzulernen und grenzt Sie von der Konkurrenz ab.
Fügen Sie Ihr Logo zu Ihrer Terminplanungsseite und zu Ihren Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails hinzu, um ein einheitliches Branding zu gewährleisten.
Das Tolle an einem Logo ist, dass man es überall platzieren kann! Auf Ihren Marketingmaterialien, Ihrer Social-Media-Seite, Ihrer Website und überall dort, wo Sie es haben möchten. Wenn Sie ein großartiges Serviceerlebnis entwickeln, wird alles, was Sie tun, erfolgreich mit dem Logo und der Marke verknüpft.
8. Heben Sie Ihre Dienstleistungen durch Bilder und Beschreibungen hervor
Sie können sogar noch einen Schritt weiter gehen und Ihre einzigartige Unternehmensidentität durch Ihre Texte zum Ausdruck bringen, um Ihren Kunden bereits in der Phase vor der Terminvereinbarung ein großartiges Erlebnis zu bieten.
Welchen Haarschnitt würden Sie lieber buchen?
Welchen Termin würden Sie buchen?
Wenn Sie wie die meisten Menschen sind, würden Sie die zweite buchen. Die Beschreibung ist einladend und gibt potenziellen Kunden das Gefühl, dass sie nach einem Besuch in diesem Friseursalon anders aussehen und sich anders fühlen werden. Es sieht auch so aus, als hätte sich die Person, die diese Beschreibung geschrieben hat, die Zeit genommen, etwas Einladendes zu schreiben und sich von der Konkurrenz abzuheben.
Jeder weiß, was in der Zahnarztpraxis, bei der Maniküre oder bei der Wohnungsbesichtigung passiert. Was werden Sie anders machen, damit sich die Erfahrung lohnt?
9. Legen Sie Terminerinnerungen zu bestimmten Zeiten festBei den meisten Online-Kalendern können Sie entscheiden, wie viele Erinnerungen Sie senden möchten und wie Sie diese verteilen möchten. Senden Sie es zu früh, und Sie riskieren immer noch, dass die Leute es vergessen und nicht erscheinen. Senden Sie es zu spät, und selbst wenn der Termin abgesagt oder verschoben wird, bleibt Ihnen ein offener Termin ohne Kunden, der ihn wahrnehmen könnte.
Eine gängige Praxis ist es, 24 Stunden vor der Buchung eine Terminerinnerung zu verschicken, aber der ideale Zeitpunkt hängt wirklich von Ihrem Unternehmen ab. Stellen Sie sich ein paar Fragen, bevor Sie entscheiden, wann Sie Ihre Erinnerungen versenden möchten:
- Wie schnell können Sie eine offene Stelle besetzen, um Absagen nachzuholen? Wenn Kunden Sie häufig anrufen oder zu Terminen am selben Tag vorbeikommen, könnten Sie wahrscheinlich eine Ihrer Erinnerungen am Morgen des Termins oder weniger als 24 Stunden im Voraus senden. Wenn Sie Absagen nicht schnell durch andere Termine ersetzen können, möchten Sie vielleicht Erinnerungen früher verschicken, damit Kunden Sie frühzeitig informieren können, wenn sie nicht wahrnehmen können.
- Wie oft kommunizieren Sie mit Ihren Kunden oder sehen sie? Wenn Sie häufige Routinetermine buchen, zum Beispiel jede zweite Woche im Monat eine Maniküre oder einen Haarschnitt, ist das Versenden von Erinnerungen 24 bis 48 Stunden vor der Buchung wahrscheinlich ausreichend für Sie. Wenn Sie eine Zahnarztpraxis haben, in der Patienten nur ein- oder zweimal im Jahr behandelt werden (gehen Sie zweimal hin, damit sie glänzen, Leute!), ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass Ihre Kunden ihre Termine vergessen. In diesen Fällen empfehlen wir, 2-3 Wochen im Voraus eine Erinnerung zu senden und zur Sicherheit noch einmal 3 Tage im Voraus. Auf diese Weise geben Sie Ihren Kunden genügend Zeit, ihren Tag rund um Ihren Termin zu planen oder früh genug abzusagen, damit Sie die Chance haben, die freie Stelle zu besetzen.
Wenn Sie sich entschieden haben, wie Sie Ihre Erinnerungen verteilen möchten, behalten Sie Ihren Zeitplan im Auge und notieren Sie Nichterscheinen und Stornierungen. Wenn Sie feststellen, dass Termine häufig abgesagt oder vergessen werden, können Sie Ihre Erinnerungen optimieren, um zu sehen, zu welcher Zeit die geringste Anzahl verpasster Termine aufgetreten ist. Denken Sie daran, dass das, was für ein Unternehmen funktioniert, für ein anderes möglicherweise nicht funktioniert. Daher ist es am besten, Ihre Ergebnisse ständig zu testen und zu überprüfen, um herauszufinden, was für Sie, Ihr Team und vor allem Ihre Kunden am besten funktioniert.
10. Entscheiden Sie, wie Erinnerungen gesendet werden sollen
Das scheint einfach zu sein, aber Sie müssen sicherstellen, dass die von Ihnen gewählte Terminbuchungslösung über alle Funktionen verfügt, die Sie nutzen möchten, bevor Sie alles einrichten. Versendet es SMS-Bestätigungen und Erinnerungen? Wie oft? Sind sie in Ihrem Plan enthalten?
Viele Menschen schätzen kurze SMS-Erinnerungen – und Untersuchungen zeigen, dass sie eher gelesen werden. 98 % aller SMS-Nachrichten werden gelesen, im Vergleich zu nur etwa 30 % der E-Mails. Wenn Ihr Terminkalender SMS-Bestätigungen unterstützt und Sie diese nutzen möchten, bitten Sie die Kunden unbedingt, bei der Buchung ihre Mobiltelefonnummer anzugeben.
Teil 3 – Veröffentlichen Sie Ihre Agenda
Jetzt, wo Sie bereit sind, müssen Sie nur noch eines tun: Werbung machen, Werbung machen, Werbung machen. Lassen Sie alle wissen, dass sie jetzt online Termine mit Ihnen buchen können. Fügen Sie Links und Schaltflächen zu Ihrer Agenda auf Ihrer Website, Facebook, Instagram, Pinterest und überall dort ein, wo Sie für Ihr Unternehmen werben.
Wenn Sie einen virtuellen Assistenten in Ihren Terminkalender integriert haben, teilen Sie den Leuten mit, dass sie auch außerhalb der Geschäftszeiten anrufen können, um Termine mit Ihnen zu vereinbaren. Zeigen Sie ihnen, dass Sie ihnen Ihr Unternehmen rund um die Uhr zur Verfügung stellen, und erleben Sie, wie ihre Wertschätzung für Ihre Dienstleistungen wächst.Du hast es geschafft! Sie werden schnell merken, dass einige Leute ihre Termine online buchen, während andere es vorziehen, weiterhin anzurufen und telefonisch zu buchen. Ganz gleich, ob Sie alleine oder im Team arbeiten: Wenn Sie Ihre Agenda von Anfang an richtig aufstellen, können Sie Planungsfehler vermeiden und Zeit gewinnen, damit Sie sich auf die Wertschöpfung für Ihre Kunden konzentrieren können. Planen Sie weg!