Eingehend
Erfasst
Kalender
9:00
11:00
14:30
Besichtigung geplant
Annehmen & Planen
Anfragen erfassen und sofort in Wartungstermine oder Besichtigungen umwandeln.
KI für Hausverwaltung
Der KI-Telefonservice, der Wartungstermine & Besichtigungen für Ihre Immobilien
Die meisten Telefonservices für Hausverwaltungen nehmen nur Nachrichten entgegen und überlassen Ihnen den Rückruf. Voxiplan beantwortet Mieteranrufe, priorisiert Notfälle, plant Wartungstermine und Besichtigungen — mit echter Terminlogik. Rund um die Uhr, für alle Ihre Objekte.
Keine Kreditkarte erforderlich
Beantwortet jeden Anruf
Integrationen bereit
Kalender-Sync
„Hallo, ich wohne in Einheit 4B. Der Küchenwasserhahn tropft stark – ich würde gern einen Reparaturtermin vereinbaren.“
„Das nehme ich sofort auf. Ich suche gleich einen freien Termin für die Reparatur.“
Anfrage erfasst
Aktiv
Einheit 4B — Küche
Problem: Tropfender Wasserhahn
Priorität: Mittel
Sanitär — Einheit 4B
Morgen, 9:00 Uhr
Mieter bestätigt
Kundenstimme
"Die KI klingt großartig und reagiert sehr schnell. Bewohner schätzen es, weil sie sich gehört fühlen, und Interessenten erhalten sofort die gewünschten Informationen. Sie bucht sogar Besichtigungen direkt in unseren Kalender."
Jody Steffan
Hausverwalterin, ZPG Companies
Termin-KI zuerst
Andere Tools nehmen nur Anrufe an. Voxiplan bucht direkt.
Die meisten KI-Rezeptionen hören nach der Nachricht auf. Voxiplan ergänzt echte Terminlogik, Kalender-Sync, Buchungsregeln und sofortige Bestätigungen im selben Ablauf.
24/7-Triage
Mieteranliegen und Interessentenanrufe rund um die Uhr bearbeiten – mit eingebauter Dringlichkeitsstufe.
Rohrbruch — Whg. 7A23:42
Besichtigungsanfrage — 2-Zi.20:15
Heizungsproblem — Whg. 3C6:30
24/7
Notfälle priorisiert
Terminregeln
Wartungsfenster9–17 Uhr
Besichtigungstermineje 30 Min.
Pufferzeit15 Min.
Max Touren/Tag6 Slots
Mieter benachrichtigt
Smarte Terminplanung
Wartungsfenster, Besichtigungsslots und Pufferzeiten bleiben über alle Objekte hinweg organisiert.
Wettbewerbsvorteil
Hausverwaltungen priorisieren, planen und fassen nach – ganz ohne zusätzliche Anrufschicht.
Voxiplan
SortiertPlantBucht
Andere Dienste
Nachricht
Plant Besichtigungen, nicht nur Nachrichten
Warum Voxiplan
Warum sich hausverwaltung für Voxiplan entscheiden
Hausverwaltung brauchen Tempo, Kontext und verlässliche Terminlogik. Darauf kommt es im Alltag wirklich an.
Keine Interessenten mehr an die Mailbox verlieren
Mietinteressenten durchsuchen mehrere Angebote gleichzeitig. Landen sie auf der Mailbox, wechseln sie zur nächsten Immobilie. Jeder verpasste Anruf bedeutet längerer Leerstand.
Notfälle automatisch priorisieren
Ein Rohrbruch um 2 Uhr nachts erfordert sofortiges Handeln. Ein tropfender Wasserhahn kann bis zum Morgen warten. Voxiplan stellt die richtigen Fragen und eskaliert nur echte Notfälle.
Besichtigungen ohne Hin und Her planen
Interessenten möchten eine Wohnung sofort besichtigen, nicht tagelang Nachrichten austauschen. Voxiplan prüft Ihre Verfügbarkeit und bucht die Besichtigung direkt im Gespräch.
Anrufe annehmen, während Sie eine Besichtigung durchführen
Mitten in einer Besichtigung können Sie nicht ans Telefon gehen. Ihre KI-Rezeption bearbeitet jeden Anruf — Wartungsanfragen, Besichtigungsbuchungen, Mieterfragen — während Sie sich auf Ihr Gegenüber konzentrieren.
Mehrere Objekte über ein System verwalten
Ob 10 oder 500 Einheiten — Voxiplan erkennt, um welches Objekt es geht, und wendet die passenden Regeln für jedes an.
Kosten senken gegenüber klassischen Telefonservices
Klassische Callcenter für Hausverwaltungen rechnen pro Minute ab — das summiert sich schnell. Voxiplan bietet eine monatliche Flatrate je nach Anrufvolumen — ohne Überraschungen.
Schnell eingerichtet
Live in Minuten , nicht in Tagen
Starten Sie schnell, ohne Ihre Rufnummer zu ändern oder Prozesse neu aufzubauen. Jeder Schritt ist darauf ausgelegt, Sie mit minimalem Aufwand live zu schalten.
yourproperty.com
Oakwood Apartments – 48 Einheiten
Riverside Condos – 24 Einheiten
Downtown Lofts – 16 Einheiten
Immobilienportfolio importiert
1
Ihre Objekte hinzufügen
Geben Sie Ihre Objekte, Wohnungsdetails, Haustierregeln, Ausstattung und Wartungsprotokolle ein. Wichtige Infos ziehen wir automatisch von Ihrer Website.
Anrufregeln
Besichtigungen buchen
Wartung erfassen
Notfälle eskalieren
Routing-Vorschau
2
Anrufregeln festlegen
Legen Sie fest, wie Wartungsanfragen, Besichtigungsbuchungen, Notfall-Eskalationen und Mieteranfragen bearbeitet werden — jede Immobilie kann eigene Regeln haben.
Hauptanschluss Büro
555-PM-7000
Weiterleitung
Voxiplan
Hausverwaltung aktiv
3
Anrufe weiterleiten
Behalten Sie Ihre bestehende Büronummer. Leiten Sie Anrufe an Voxiplan weiter — alle Anrufe, nur bei Überlauf oder nur außerhalb der Geschäftszeiten. Funktioniert mit jedem Anbieter.
Anfrage erfasst
Whg. 4B – tropfender Wasserhahn
Termin vereinbart
Morgen, 9:00 Uhr
Zusammenfassung gesendet
Hausverwaltung benachrichtigt
4
Konzentrieren Sie sich auf Ihre Immobilien
Wartungstermine werden geplant, Besichtigungen gebucht, Notfälle eskaliert — und Sie erhalten sofortige Zusammenfassungen mit vollständigen Transkripten.
Anwendungen
So nutzen hausverwaltung Voxiplan
Von Lead-Erfassung über Weiterleitung bis zur Terminvereinbarung: Das sind die Gespräche, die hausverwaltung am häufigsten automatisieren.
Wartungsanfragen erfassen & planen
Wohnungsnummer, Problembeschreibung, Zugangshinweise und Dringlichkeit erfassen. Dann den Wartungstermin direkt im Kalender buchen — alles während des Anrufs.
Besichtigungen automatisch buchen
Voxiplan prüft Ihre Verfügbarkeit in Echtzeit, bietet freie Besichtigungstermine an und bestätigt die Buchung mit dem Interessenten. Kein manuelles Nachfassen nötig.
Notfall-Triage außerhalb der Geschäftszeiten
Definieren Sie, was ein echter Notfall ist — Rohrbrüche, Sicherheitsprobleme, Heizungsausfall. Die KI stellt gezielte Fragen und eskaliert nur, was wirklich nicht warten kann.
Interessenten-Screening & Lead-Erfassung
Einzugszeitraum, Budget, Haustiersituation und Einkommensdaten vor der Besichtigung erfassen. Qualifizieren Sie Interessenten, damit Sie Ihre Zeit für ernsthafte Mieter nutzen.
Immobilienfragen rund um die Uhr beantworten
Hinterlegen Sie Wohnungsdetails, Haustierregeln, Parkplätze, Ausstattung und Mietkonditionen in der Wissensdatenbank, damit die KI jederzeit kompetent Auskunft gibt.
Multi-Objekt-Verwaltung
Jedes Objekt erhält eigene Regeln, Wissensdatenbank und Terminplanung. Anrufe werden automatisch an den zuständigen Verwalter weitergeleitet.
Plattformfunktionen
Alles, was Sie brauchen, ohne unnötigen Ballast
Ein fokussiertes Set aus Anrufannahme, Terminbuchung, Routing, Erinnerungen und Nachverfolgung statt überladener Callcenter-Software.
KI-Telefonannahme
Natürliche Sprach-KI beantwortet jeden Mieter- und Interessentenanruf freundlich und professionell.
Direkte Kalenderbuchung
Besichtigungen und Wartungstermine werden in Echtzeit direkt in Ihren Kalender eingetragen.
Wartungserfassung
Strukturierte Anfragen mit Wohnungsnummer, Problemart, Dringlichkeit und Zugangshinweisen.
Terminregeln
Wartungsfenster, Besichtigungsslots, Pufferzeiten und max. Buchungen pro Tag — alles automatisch eingehalten.
30+ Sprachen
Erkennt automatisch die Sprache des Mieters und antwortet natürlich. Ideal für vielfältige Mietergemeinschaften.
Sofortige Benachrichtigungen
Anrufzusammenfassungen, Aufnahmen und Transkripte per E-Mail und SMS nach jedem Anruf.
Team-Weiterleitung
Anrufe werden nach Immobilie, Problemart oder Ihren Regeln an den richtigen Verwalter weitergeleitet.
Zahlungseinzug
Kautionen für Besichtigungen oder Bewerbungsgebühren bei der Buchung über Stripe einziehen.
Notfall-Eskalation
Echte Notfälle lösen sofortige Anrufe an Ihr Bereitschaftsteam aus. Nicht dringende Anliegen warten.
Immobilien-Wissensdatenbank
Fügen Sie Objektdetails, Richtlinien, Ausstattung und FAQs hinzu, damit die KI fundiert antwortet.
SMS & Website-Chat
Bidirektionale SMS und Website-Chat mit derselben KI-Wissensbasis und Terminlogik.
Anrufprotokolle
Vollständige Transkripte und Aufzeichnungen für jeden Anruf — durchsuchbar, exportierbar und sicher gespeichert.
Passt zu Ihrem Stack
Lässt sich mit Ihren bestehenden Tools verbinden
Verbinden Sie Kalender, Automationen, Kommunikation und Zahlungen, damit jede Buchung direkt in Ihren bestehenden Systemen landet.
Google Kalender
Echtzeit-Synchronisierung mit Google Kalender, um Verfügbarkeiten zu finden und Termine automatisch zu planen oder zu bearbeiten.
Integration ansehen
Outlook-Kalender
Verbinden Sie Voxiplan mit Outlook Calendar, um Verfügbarkeiten zu verwalten und Termine sofort zu synchronisieren.
Integration ansehen
Office 365
Verbinden Sie Voxiplan mit Office 365 Calendar, damit Verfügbarkeiten korrekt bleiben und Termine synchronisiert werden.
Integration ansehen
Exchange-Kalender
Verbinden Sie Voxiplan mit Microsoft Exchange für eine robuste Zwei-Wege-Synchronisierung und präzise Verfügbarkeiten.
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iCloud-Kalender
Verbinden Sie Voxiplan mit iCloud Calendar, damit Ihre Verfügbarkeiten im Apple-Ökosystem in Echtzeit aktuell bleiben.
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Stripe
Ziehen Sie Anzahlungen oder vollständige Zahlungen direkt bei der Buchung über Stripe ein, damit bestätigte Termine schon vor der Leistung bezahlt sind.
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Google Meet
Erstellen Sie automatisch Google-Meet-Links für virtuelle Termine, damit Kunden ihre Meeting-Details direkt bei der Buchung erhalten.
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Zoom
Erstellen Sie automatisch Zoom-Links für virtuelle Termine, damit Kunden direkt bei der Buchung die richtigen Zugangsdaten erhalten.
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Häufige Fragen
Die häufigsten Fragen, die hausverwaltung vor dem Wechsel zu KI-Telefonannahme und Terminplanung stellen.
Die meisten Telefonservices für die Immobilienverwaltung — ob menschliche Callcenter oder KI — nehmen nur Nachrichten entgegen. Sie müssen den Mieter trotzdem zurückrufen und den Reparaturtermin selbst vereinbaren. Voxiplan hat echte Terminlogik integriert. Es erfasst das Problem, prüft Ihren Wartungskalender, vereinbart den Termin mit dem Mieter und trägt ihn in Ihren Kalender ein — alles während des Anrufs.
Verlieren Sie keine Mieter und Interessenten mehr an die Mailbox
Holen Sie sich den einzigen KI-Telefonservice für die Immobilienverwaltung, der nicht nur Nachrichten aufnimmt — er priorisiert Notfälle, plant Wartungstermine und bucht Besichtigungen mit echter integrierter Terminlogik.
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